Externalisation administrative : les principes de base à connaître

11Juin - by Damien - 0 - In Entreprise

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Qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une TPE ou PME, les dirigeants doivent établir une bonne organisation des tâches au sein de leurs entreprises. À certains moments, elles peuvent s’accumuler. Ce qui pénalisera à coup sûr la production. Généralement, les tâches administratives représentent un investissement en temps important au sein de la plupart des entreprises. Or, elles sont indispensables pour les activités d’une société. Il faudra par contre les gérer en temps réel. Dans un souci de praticité, l’externalisation administrative est une solution à envisager. Mais, comment fonctionne-t-elle ?

 L’externalisation administrative : qu’est-ce que c’est ?

Pour un chef d’entreprise ou certains responsables hauts placés, le manque de temps est considérable au quotidien. Souvent, ils occupent déjà plusieurs casquettes pour faire tourner leur société. Il faut dire que certaines tâches qui s’avèrent être essentielles peuvent aussi être chronophages. Cela peut porter atteinte à la réalisation des projets qui se trouvent au cœur du développement de la société. C’est pour arranger les choses qu’il est idéal d’opter pour l’externalisation administrative.

L’externalisation administrative est une solution qui donne l’opportunité aux dirigeants de déléguer à des experts et partenaires externes la gestion des tâches administratives de la société. Dans la plupart des cas, la mission peut inclure les tâches de secrétariat en allant de l’externalisation de réception d’appels à MADAGASCAR par exemple à l’édition des factures, la gestion financière, la gestion du courrier, les bons de livraison, la mise sous pli des envois, la gestion des commandes… En confiant ces tâches à un prestataire externe, l’entreprise se décharge donc d’un nombre important de tâches administratives qui sont essentielles, mais qui sont difficiles à gérer.

Il faut savoir que l’externalisation administrative peut être confiée à une agence nearshore ou locale, ou encore à une société d’externalisation offshore qui est un prestataire étranger. Il est possible de déléguer une partie ou la totalité des tâches. À chaque entreprise de décider des solutions adaptées en fonction de ses besoins prioritaires.

Quels sont les intérêts à opter pour l’externalisation administrative ?

Confier l’externalisation administrative à un prestataire externe promet des avantages non négligeables. Déjà, elle permet de gagner un temps précieux. Les responsables de l’entreprise pourront donc s’adonner en toute sérénité à leur projet et se fixer essentiellement sur d’autres tâches plus valorisantes comme la stratégie de vente par exemple.

Souvent, les sociétés prestataires sont expertes dans leur domaine d’activité. Elles sont pour la plupart constituées de collaborateurs professionnels dotés de compétences avancées et d’une longue expérience dans le métier. Ce qui leur permet de faire monter la société donneuse d’ordre en qualité. Dans la réalisation de leurs tâches, les prestataires réalisent leurs missions dans le respect des législations en vigueur. La réalisation des tâches administratives pour un prestataire est un cœur de métier. De ce fait, il dispose souvent des meilleurs outils comme les logiciels pour une efficacité de travail considérable.

En matière de dépenses, l’externalisation peut être un avantage économique à considérer. Généralement, la société n’aura plus à recruter de nouveaux employés pour assurer les tâches. Elle n’aura plus à payer des salaires en plus ou bien à financer une formation. C’est un réel avantage sur les dépenses de l’entreprise, surtout celles qui ont un budget limité.

Dans tous les cas, collaborer avec une agence externe pour la gestion administrative n’est pas facile. Il est important de bien choisir l’entreprise afin d’obtenir de bons résultats. Dans ce cas, il faudra bien se renseigner sur le type d’entreprise à contacter. L’idéal serait que l’entreprise donneuse d’ordre demande plusieurs devis pour les différentes missions selon ses besoins. Dans tous les cas, il est toujours possible de s’informer sur les prestations et les manières de travailler des prestataires avant de signer un contrat. Le choix de l’entreprise prestataire ne doit pas être pris à la légère.

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